Utilisation d’un logiciel de facturation : une obligation pour les entreprises ?

De nombreuses entreprises estiment que l’utilisation d’un logiciel de facturation est une obligation. Pourtant, ce n’est pas le cas en réalité. En fait, aucune contrainte légale ou réglementaire n’oblige les entreprises à se servir obligatoirement d’un tel outil. Elles peuvent donc facturer leurs ventes ou leurs prestations à partir des moyens traditionnels.

Sachez que même si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas une obligation, il est néanmoins fortement recommandé d’y avoir recours.

Possibilité d’utiliser un facturier papier

Si vous n’avez pas de logiciel de facturation, vous pouvez faire vos factures en utilisant un facturier papier. Celui-ci contient en principe des factures pré-imprimées. Vous y ferez des inscriptions de façon manuscrite dans un carnet à souche. L’essentiel des mentions obligatoires est contenu dans le document de base et un numéro apparaît sur chaque facture, ce qui évite les risques de doublon et de trou dans la séquence de numérotation. Notez qu’avec le facturier papier, chaque facture doit comprendre une feuille originale pour le client et une copie que vous devez conserver pour votre comptabilité. Malheureusement, cette solution de facturation n’est pas sans inconvénients. En effet, le risque d’erreur de calcul est réel. Il en est de même pour le risque d’oubli de mention de certaines informations. A cela s’ajoute le fait qu’on perde du temps en remplissant le facturier papier.

Possibilité de se servir d’un traitement de texte ou d’un tableur

Vous pouvez facturer en vous servant d’un traitement de texte ou d’un tableur. En effet, la réalisation de vos factures est possible à l’aide d’outils informatiques. A votre demande, des modèles personnalisés comportant des mentions obligatoires et des éléments rappelant votre entreprise, comme votre logo, peuvent être élaborés. C’est de façon automatique que se font les calculs. Le risque d’erreur est ainsi limité. L’inconvénient avec cette solution est qu’une veille législative doit être faite pour avoir la certitude de ne rien oublier des mentions obligatoires que la loi a prévues.

Logiciel de facturation : pas obligatoire mais nécessaire

Il est vrai que rien ne vous oblige à utiliser un logiciel de facturation. Mais travailler avec un tel outil est fortement recommandé. C’est le meilleur moyen de vous mettre à l’abri des erreurs qui surviennent fréquemment. Vous pouvez utiliser les autres méthodes si vous facturez très peu. Mais si vous le faites très souvent, privilégiez le logiciel de facturation. Celui-ci peut se greffer à un logiciel multifonctions qui inclut une fonctionnalité de caisse enregistreuse ou d’encaissement. Mais si vous le faites, assurez-vous de la certification des fonctions de caisse. Aussi, veillez à ce que le logiciel soit irréprochable au niveau de la sécurité. Pour ne pas avoir à vous en soucier, il est préférable de solliciter les services d’un cabinet d’expertise comptable tel que SR Conseil. Un expert-comptable choisira pour vous le meilleur logiciel de facturation qui soit et l’utilisera à bon escient. Vous aurez aussi un professionnel à qui vous pouvez confier la mission de gérer votre comptabilité et celle de réaliser vos déclarations fiscales. Le savoir-faire de l’expert-comptable étant grand, il est capable d’intervenir dans tous les domaines liés à la vie de l’entreprise. Il travaillera pour vous si vous lui en faites la demande.

Réglementations de la loi anti-fraude à la TVA

Article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.

L’administration précise expressément que l’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les opérations de leurs clients (cycles ventes et encaissements) au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse.

Cette obligation permettra, entre autres, de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

Lire cet article à ce sujet : Loi anti-fraude à la TVA : logiciels certifiés au 01/01/2018